Avesqo voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie. Daardoor zijn wij verplicht u voor alle verwerkingsactiviteiten te informeren op welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken.

Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over hoe en wanneer we uw persoonsgegevens verwerken, online en offline. Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie over u die kan worden gebruikt om te identificeren, contact met u op te nemen of u als individu lokaliseren. Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door om een duidelijk begrip te hebben hoe we persoonsgegevens voor al onze diensten verzamelen, gebruiken, beschermen of anderszins behandelen.

1. Wie we zijn en wat we doen

Avesqo is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (B.V.) die als wederverkoper samenwerkingsoplossingen biedt of in een adviserende rol. Avesqo werkt samen met meerdere leveranciers over de hele wereld om haar diensten te verlenen aan haar klanten.

Informatie

Avesqo B.V.
Jaap Bijzerweg 5
3446 CR Woerden
Nederland
Tel: +31 (0) 88 1650200
E-mail: info@avesqo.com

2. Welke persoonlijke gegevens verwerken we

We kunnen de volgende persoonlijke gegevens van gebruikers, klanten en bezoekers van onze website verzamelen, verwerken en gebruiken: informatie die wordt gegeven ​​door het formulier op onze website in te vullen, of een offerte aan te vragen ​​per e-mail of telefoon, of licenties te proberen of kopen.

De gegevens omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

In het algemeen: naam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres;

Clouddiensten gerelateerd, in het algemeen: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, vergaderadres (SIP-indeling);

en cloud gerelateerd meer specifiek: oproepdetails: begin- en eindtijd, duur, deelnemers aan een vergadering, gebruikte apparatuur, technische kwaliteit van de vergadering.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens

Avesqo exploiteert een breed scala aan diensten en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende activiteiten:

• Onboarding: Avesqo registreert gebruikers van de website en gebruikers van de door haar aangeboden diensten;

• Helpdesk ondersteuning; Avesqo ondersteunt gebruikers van haar diensten bij het registreren en / of bieden van ondersteuning in geval van vragen en problemen;

• Vergaderingsanalyses: Avesqo maakt analyses van vergaderdata om klanten hierover te adviseren mogelijke verbeteringen aan de opzet van de samenwerkingsomgeving;

• Opleiding; Avesqo traint de gebruikers van onze samenwerkingsclouddiensten.

Avesqo streeft ernaar de verzameling en het gebruik van persoonlijke gegevens te minimaliseren tot die gegevens die nodig zijn voor de specifieke Diensten. Wanneer u onze website bezoekt of onze services gebruikt, kunnen we verschillende soorten informatie verzamelen. Via

het contactformulier op onze website geeft u zelf gegevens op. We vragen uw uitdrukkelijke toestemming om uw gegevens op te slaan, zodat wij per e-mail contact met u kunnen opnemen. Via cookies registreren we uw interacties met onze website en diensten. We gebruiken deze gegevens om ons bedrijf effectief te runnen en ​​te presenteren, inclusief personalisatie, om ons te helpen onze diensten te verbeteren en om communicatie te sturen die relevant is voor onze gebruikers, evenals promotionele communicatie, indien relevant.

De verwerking van persoonsgegevens door Avesqo vindt plaats op de hierboven beschreven wijze en is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met onze klanten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor de behartiging van legitieme belangen, of is gebaseerd op gegeven toestemming. Gegeven toestemming kan altijd teruggetrokken.

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Avesqo deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor het verlenen van

diensten (d.w.z. voor het leveren van diensten, opslag van gegevens), of als Avesqo hier wettelijk toe verplicht is.

Om onze diensten te kunnen leveren, kunnen we soms gegevens delen met andere partijen om het beste te kunnen leveren ervaring mogelijk voor jou. Avesqo werkt met diverse partners samen (zie www.avesqo.com/avesqo-partners/) Deze bedrijven hebben hun eigen privacybeleid en we raden u aan om hun website te bekijken en hun privacybeleid te lezen.

Als deze partners voor ons optreden als verwerker, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens en zijn zij contractueel gebonden aan een Verwerkersovereenkomst, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens een zelfde beschermingsniveau genieten als wanneer ze rechtstreeks door ons worden verwerkt. Indien Avesqo optreedt als verwerker is ook een verwerkersovereenkomst van kracht, en indien nodig ook om te werken met bijvoorbeeld een subverwerker om onboarding- en helpdeskactiviteiten uit te voeren.

We kunnen gegevens delen met externe dienstverleners, bedrijven die essentiële diensten verlenen het leveren van onze diensten aan onze klanten. Dit kunnen diensten zijn voor informatieverwerking, betalingsverwerking, kredietcontroles, klantenorders vervullen, klantenservice verlenen, beheren klantgegevens. Sommige van deze bedrijven werken en slaan gegevens op buiten de EU. Als we deze externe serviceproviders gebruiken, hebben we gecontroleerd of ze voldoen aan de AVG. In het geval van doorgifte van persoonsgegevens aan derden die gevestigd zijn in een land dat niet als adequaat is aangemerkt bij besluit van de Europese Commissie, zal Avesqo alleen persoonsgegevens doorgeven aan die derden nadat er contractuele afspraken met hen zijn om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de verplichtingen uiteengezet in de AVG.

5. Veiligheid en opslag

Avesqo heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van opgeslagen gegevens en ongeautoriseerde toegang daartoe te beperken. Persoonlijke gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, de toegang hiertoe is afgeschermd en alleen geautoriseerde personen hebben toegang volgens ons beveiligingsbeleid.

Avesqo heeft een redelijk beperkt aantal personen aangesteld die belast zijn met de verwerking van Persoonsgegevens en geautoriseerd voor toegang tot de persoonlijke gegevens. Deze personen hebben uitdrukkelijk uitsluitend recht de handelingen uit te voeren die nodig zijn om de verplichtingen van klantenovereenkomsten na te komen. Avesqo heeft een rolgebaseerde toegangsstructuur, wat inhoudt dat toegangsaccounts per rol worden aangemaakt. Dit maakt het Avesqo mogelijk om de toegang tot kritische (klant) data te beperken.

Opslag

Avesqo bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig. Dit betekent net zo lang als nodig is om de gevraagde diensten te verlenen, tenzij gegevens wettelijk langer moeten worden bewaard. Avesqo zal persoonsgegevens die niet langer nodig zijn op een gepaste en veilige manier verwijderen.

Avesqo houdt klantgegevens bij voor een periode die identiek is aan de contractperiode die met haar klanten is overeengekomen.

Voor contract- en financiële gegevens zijn de volgende uitzonderingen van toepassing:

• Contractgegevens: worden twee jaar na beëindiging van het contract verwijderd;

• Supporttickets: worden bewaard tot twee jaar na het sluiten van het ticket;

• Financiële gegevens: worden vijf jaar na beëindiging van het contract verwijderd;

• Belastinggegevens van klanten: worden zeven jaar na beëindiging van het contract verwijderd.

Klantgegevens worden alleen opgeslagen bij eigen Avesqo opslagfaciliteiten. Voor onboarding en helpdeskondersteuning worden de portalen van de Avesqo-dienstverleners gebruikt. Klantgegevens worden veilig opgeslagen in één van hun datacentra. Voor Vergaderanalyse-activiteiten worden klantgegevens opgeslagen op eigen Avesqo opslagfaciliteiten.

6. Uw rechten: persoonlijke gegevens inzien, corrigeren of verwijderen

U kunt te allen tijde verzoeken om inzage, rectificatie of indien nodig verwijdering van persoonsgegevens bij Avesqo, met uitzondering van de gegevens die Avesqo wettelijk verplicht zou moeten bewaren, door een schriftelijk verzoek te sturen (indien van toepassing: vergezeld van een geldig legitimatiebewijs) naar info@avesqo.com.

Als u wil weten welke persoonsgegevens Avesqo heeft verwerkt, kunt u een e-mail sturen naar

info@avesqo.com met een verzoek daartoe. Wij streven ernaar om binnen vier weken op deze verzoeken te reageren.

Als de persoonsgegevens onjuist, onvolledig, niet relevant zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt of anderszins in strijd met de AVG of andere wetgeving, kunt u een e-mail sturen naar info@avesqo.com met een verzoek om correctie.

7. Klachten

Bij een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Avesqo kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermeld adres, telefoonnummer of e-mailadres. Als we de klacht niet naar tevredenheid oplossen is er altijd de mogelijkheid om een ​​klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Updates

Avesqo behoudt zich het recht voor om de voorwaarden van zijn privacyverklaring te wijzigen. De gewijzigde verklaring zal op onze website worden geplaatst. Kijk daarom regelmatig op onze website.