Als Excel je beste vriend voor procesbeheer niet meer is
Maart 2020, net terug van de wintersport en lekker aan de slag met onder andere de voorbereidingen voor het vijfjarig bestaan en de verhuizing naar ons nieuwe pand. Het nieuwe bedrijfsmodel begint ook steeds meer vorm te krijgen, wij zijn klaar om het succes uit te bouwen.
Door: Mark Schwier
Alles werd anders
En toen was daar dan toch het virus waarvan we dachten dat dat in China zou blijven. Nu ruim een jaar verder weten we allemaal wat de gevolgen van het virus op eenieder is. Sommige raakten hun baan kwijt, anderen belandden in het ziekenhuis en weer anderen zien hen met bloed zweet en tranen opgebouwde bedrijf ten onder gaan. Gelukkig hebben we iedereen van het team kunnen behouden en is iedereen gezond. Maar het virus raakt ons allemaal.
Wat gaat de Lock down dan voor Avesqo betekenen, vroegen we ons natuurlijk direct af. Verwachting was dat we er een aantal maanden flink last van zouden hebben maar dan weer volle bak door konden. Onze conclusie: dit geeft ons mooi de tijd en ruimte om enkele zaken van het wensenlijstje naar voren te trekken. Boven aan het lijstje stond het implementeren van een ERP systeem.
Wet van de remmende voorsprong
Bij het opstarten van een bedrijf (je bent met z’n tweeën of drieën) is het vrij eenvoudig om controle over je processen te houden. Communicatielijnen zijn kort en Excel is je beste vriend op IT vlak.
Plak daar een online boekhoudprogramma tegenaan en je bent in business. Niet veel later kwam daar voor ons een nog een service management tool bij en waren we goed in staat om onze klanten te bedienen. Voordeel om van nul te beginnen is dat er tegenwoordig hele goede SaaS oplossingen zijn die je, per maand opzegbaar, kunt “aanschaffen”. Deze pakketten bevatten ook nog eens functionaliteiten die bij mijn vorige werkgevers heel lastig te implementeren waren, omdat simpelweg de migratie vaak complex is.
Probleem dat bij groei uiteraard ontstaat, is dat er steeds een applicatie bij komt. En dezelfde data, bijvoorbeeld klantgegevens, in verschillende systemen staat. Tijd voor een geïntegreerd systeem dus.
ODOO
Gelukkig hadden we de selectie van het ERP pakket (uiteraard een cloud oplossing; ODOO) al gedaan en kon de leverancier ook snel met de implementatie starten. Dit voelt dus echt als ondernemen. Gedegen onderzoek gedaan, maar ook op gevoel de knoop doorgehakt en over tot actie.
Niet geheel zonder risico want de tijd en het geld dat anders verloren gaat is enorm zonde. Na drie maanden waren we live met de commerciële modules en een maand later volgde de rest. Opeens hadden we in vier maanden een volledige ERP implementatie gedaan. Zonder de tijd die we door Covid kregen was dit nooit gelukt!
Stil hebben we dus zeker niet gezeten. In een volgende blog zal ik meer vertellen over de voordelen die ODOO ons brengt.
