VERGADER -EN ONTMOETINGSRUIMTES

De uitdaging voor de werkgever ligt in het faciliteren van de juiste werkplekken, maar ook de vergader -en ontmoetingsruimtes die passen bij de manier van werken binnen het bedrijf. Daarbij kijken we niet alleen naar of we onze laptop gebruiken voor onze vergaderingen, maar ook met hoeveel mensen je samenkomt en hoe vaak jullie samen komen.

Inrichten van de juiste vergader- of ontmoetingsruimte kent een aantal audiovisuele en videoconferencing componenten, waar de belangrijkste groepen hieronder benoemd worden.

Daarnaast kies je logischerwijze voor een grotere camera, naarmate de ruimte groter wordt. Bij kleinere of “huddle” ruimtes, heeft de juiste camera vaak een bredere zichtlijn, omdat de hoek waarop je tegenover de camera zit dan groter is. De hoeveelheid (optische) zoom speelt een rol bij grotere ruimtes, zo kom je beter in beeld als je achteraan aan de tafel zit.

Tot slot kennen sommige camera’s ook een techniek die wel eens “speaker track genoemd” wordt. Hiermee volgt de camera de spreker. Dat zorgt er voor dat de andere partij de spreker volledig in beeld krijgt. Dit kan echter ook onrustig overkomen als er meerdere mensen tegelijkertijd aan het woord zijn.

Avesqo heeft veel ervaring met het inrichten van videoconferencing ruimtes. Samen met jou bekijken we wat de communicatiewensen zijn en leveren we oplossingen op maat.

Merken videoconferencing die wij graag gebruiken:

Videoconferencing microfoon en speakers

Iemand goed in beeld hebben is prettig, maar zonder elkaar goed te kunnen verstaan is een videovergadering niet succesvol. Afhankelijk van de ruimte waar de oplossing in staat, is het belangrijk om voorzien te zijn van de juiste microfoon(s) en speaker(s).

Gelukkig zijn er veel oplossingen beschikbaar voor gangbare vergaderruimtes, waar de speakers en microfoons samen met de camera geïntegreerd zijn in een zogenaamde “videobar”. Er zijn ook gebundelde oplossingen beschikbaar, precies afgestemd op de grootte van de ruimte.

Ben je op zoek naar een interactieve oplossing, bijvoorbeeld een collaboration-oplossing (denk aan SCRUM-sessies)? Dan is een touchscreen een handige oplossing om direct met meerdere mensen tegelijk in een programma of document te werken. Dit zie je vaak bij (software) ontwikkelingsafdelingen, waar veel met grafieken of tekeningen gewerkt wordt.

In de meer traditionele settings, zal deze touch-functionaliteit een stuk minder gebruikt worden. Hier zie je dat “standaard”-displays eerder ingezet worden. In beide gevallen bepaal je aan de hand van het aantal deelnemers aan de vergadering en/of de grootte van de ruimte het juiste formaat display. Standaard worden displays tussen de 55 en 98 inch gebruikt, maar er zijn ook andere formaten beschikbaar. Door te kijken naar jouw wensen helpen we je met de juiste keuze maken.

Tot slot adviseren wij altijd het gebruik van professionele displays met een “DPM”-functionaliteit. Dit betekent dat het scherm automatisch inschakelt als er activiteit is. Dit scherm gaat ook automatisch weer in stand-by gaat als er geen activiteit is. Dit geautomatiseerde proces biedt veel voordelen zoals het uitvoeren van minder handelingen en het kwijtraken van afstandsbedieningen.

Merken professionele (touch)displays die wij graag gebruiken:

Signaaldistributie

Signaaldistributie is een component dat vaak onderschat wordt bij de inrichting van ruimtes. Door overbodige componenten van de oplossing onzichtbaar te maken wordt de oplossing gebruikersvriendelijker en daarmee eerder en meer gebruikt.

Wij zorgen ervoor dat de juiste signaaldistributie toegepast wordt binnen onze oplossingen. Dit kan verlengen van kabels zijn, switching bij het splitsen van beelden, bedieningspanelen en aansluitingen om je laptop of device te koppelen en op te laden.

Tegenwoordig maken we steeds meer gebruik van van een draadloze connectie tussen je devices en de videoconferencing apparatuur. Dit doe je met een USB-dongle, die je eenvoudig verbindt met de oplossing. Dit scheelt tijd waardoor dit tot productievere meetings leidt.

Merken signaaldistributie die wij graag gebruiken:

Merken ruimtereservering en planning die wij graag gebruiken:

Omdat we anders met elkaar omgaan, verandert ook de wijze van samenkomen

Collega’s hoeven bijvoorbeeld niet altijd meer fysiek in een vergaderruimte aanwezig te zijn om deel te kunnen nemen aan een productieve meeting. Het component “video” aan “videovergaderen” is een onmisbaar onderdeel in het ontmoeten van collega’s geworden. Ook de manier waarop we met externe stakeholders omgaan verandert hiermee, met alle uitdagingen die daarbij komen kijken. Tegenwoordig noemen we dit vaak: Hybride vergaderen.

Avesqo kijkt vanuit de gebruikerssituatie en de daaruit ontstane vraag naar de beste apparatuur die hierbij hoort. Zo is de eindgebruiker verzekerd van een minimale opstarttijd van de vergadering, wat de productiviteit verhoogt.

Om tot de beste oplossing voor vergader- of ontmoetingsruimtes te kijken, lopen we een aantal zogenaamde “checkpunten” door met elkaar.

Dit zijn:

Op basis van de situatie vormen we een oplossing die op de gebruiker is gericht, of dit nu een enkele of meerdere ruimtes zijn. De grootte of locatie van ruimte is door het afstemmen van de wensen minder relevant en met de juiste apparatuur in te richten. Samen creëren we een infrastructuur voor ontmoeten en vergaderen, die modulair uit te breiden is. Uiteindelijk moeten deze ruimtes een middel zijn voor jouw doel: productief met vergadertijd omgaan.

Bij hoogwaardige kwaliteit van onze diensten horen gelijksoortige producten. Avesqo heeft partnerships met geselecteerde fabrikanten en leveranciers, zodat jij verzekerd bent van goede producten en ondersteuning (op zowel korte als lange termijn).

Voor oplossingen in vergader- en ontmoetingsruimtes partneren we vaak met onderstaande fabrikanten:

Samen komen we tot de beste ruimtes

Wij houden van het meedenken met de juiste oplossing voor je organisatie. Of het nu om één auditorium gaat, 150 “huddle rooms”, of welke combinatie hierin dan ook, Avesqo neemt jouw bedrijfscultuur als uitgangspunt. Samen komen we tot de beste ruimtes om te vergaderen of te ontmoeten.

Heb je zelf goede ervaring met andere merken of gebruik je die al? Geen probleem, wij leveren naar jouw wens. Het belangrijkste is dat de gekozen oplossing bij jullie organisatie past. We gaan graag het project met je aan!